Påkallat av veckans problem med varmvatten och värme skulle vi vilja tydliggöra ansvarsfördelningen mellan styrelsen, vår tekniska förvaltning, vår ekonomiska förvaltning och föreningens medlemmar. Till att börja med är det viktigt att förstå att vi är en stor förening med många lägenheter och många medlemmar och att hur vi bemöter varandra, hur vi följer föreningens regler och rutiner samt i vilken utsträckning vi hjälper till är avgörande för trivseln i föreningen. Styrelsens ansvar är bland annat informationsspridning med tydliga informationskanaler, att tillse att rutiner för hantering av frågor och problem från föreningens medlemmar fungerar samt att övergripande planera föreningens ekonomi. Styrelsen är också ansvarig för att bedriva tillsyn gentemot de leverantörer av tjänster som föreningen anlitar samt att upphandla dessa tjänster.
Inte minst på grund av att vi är en väldigt stor förening har styrelsen inte tid och möjlighet att svara på alla frågor eller att hantera de olika problem som kan uppstå i föreningen och föreningen köper därför teknisk förvaltning som en tjänst från A200. A200 är alltså, bland annat, föreningens ”help-desk” med syfte att hantera frågor och problem kring medlemmarnas boende. För att A200 ska kunna hålla ordning på alla ärenden behöver de registreras enligt en bestämd rutin i ett ärendehanteringssytem. Det är därför väldigt viktigt att frågor och problem registreras i föreningens ärendehanteringssystem så att A200 får kännedom om problemen och så att de bokförs på ett bra sätt. Det är av det skälet som styrelsen hänvisar till ”felanmälan” när medlemmar har frågor eller problem angående boendet, fastigheten, ekonomi, renoveringsprojektet eller föreningens tjänster. Meddelanden på Facebook, meddelanden i garagegruppen eller meddelanden i flödet i Boappa är därför inte ett alternativ till att använda felanmälningsformuläret – frågan landar då inte hos A200 som är ansvariga och anställda för att hantera problemet eller frågan. Det framgår tydligt i det regler som gäller för respektive forum.
Det är inte styrelsens roll att agera mellanhand mellan medlemmarna och A200 – vi skulle i effekt bli motsvarigheten till den help-desk-tjänst som vi köper från A200. Betänk att styrelsen består av i princip ideellt arbetande personal med samma åtaganden med barn, jobb och familj som övriga medlemmar.
Styrelsen är ansvarig för att tillse att de leverantörer som föreningen anlitar gör sitt jobb och om den som registrerar en fråga eller problem på korrekt sätt inte får hjälp eller svar inom rimlig tid (3-4 arbetsdagar); i det fallet uppmanar vi till att kontakta styrelsen (styrelsen@brfterrangloparen9.se) och tillsammans med ärendenummer förklara ärendet samt varför man upplever att ärendet inte hanterats på rätt sätt. Vi kan konstatera att vi under det senaste året fått ytterst få sådana lämpligt rapporterade klagomål.
Samma princip gäller för registrering av ekonomifrågor till vår ekonomiska förvaltning; de ska registreras via ärendehanteringsformuläret (felanmälan).
Vi vill även belysa att många av de problem som uppstår är konsekvenser av det omfattande och komplicerade renoveringsprojekt som pågår och att A200 inte har direkt kontroll över händelser i renoveringsprojektet. Alltså att A200 med de omständigheter som råder ofta har det otacksamma ansvaret att hantera problem som de varken orsakat, haft möjlighet att undvika eller själva kan åtgärda.
Sammanfattningsvis vill vi betona vikten av att vi medlemmar följer föreningens rutiner och regler, inte minst vad gäller rutiner för frågor och felanmälan. Styrelsen mottar gärna synpunkter och förbättringsförslag angående föreningens regler och rutiner (styrelsen@brfterrangloparen9.se).
Mvh Styrelsen